El cómputo en la nube, la seguridad y los archivos virtuales pueden reducir tus costos de operación; antes de invertir en infraestructura tecnológica, consulta las opciones que existen para las Pymes.
Si tu negocio está listo para tener su propia oficina, no pierdas de vista que la tecnología puede ser el mejor amigo de tu bolsillo emprendedor.
Las empresas nacientes son propensas a cometer errores a la hora de conformar la infraestructura de trabajo, coinciden los expertos en tecnología.
Los emprendedores tienden a exagerar al equipar su primera oficina, lo cual puede ser un costoso error, pues en la mayoría de los casos no hay una evaluación profesional de las necesidades del negocio, advierte Sergio Saidman, director de proyectos de Servnet.
El primer aliado viene en forma de 'nube': las soluciones de cómputo en ese espacio pueden ayudarte a reducir entre un 70 y 80% del costo que implica tener (por ejemplo) un servidor para un correo electrónico corporativo, una plataforma en línea para atender a los clientes.
"La principal ventaja es que no se invierte en servidores, software o mantenimiento, por una renta mensual las empresas pueden tener un manejo seguro de su información sin incurrir en gastos exorbitantes", explica.
Los servicios no terminan ahí: las empresas de soluciones tecnológicas pueden ofrecer paquetes integrales (en el caso de Servnet se llama Full Play Solutions) que personalizan la proveeduría combinada de Servicios en la 'Nube' (Cloud Computing), Centro de Datos (Data Center), Redes, Telefonía, Hardware y programación; todo esto se incluye en un sólo servicio que implica desde los aparatos telefónicos en físico hasta la configuración de los contenidos que los empleados pueden consultar en Internet.
"Los costos pueden disminuir en la medida que la planta de trabajo aumente, este tipo de soluciones permiten que el empresario contrate un sólo servicio y deje de dedicarle tiempo a la contratación por separado de telefonía, seguridad y cómputo en la 'nube'".
El segundo aliado son los programas para organizar información; de acuerdo con la firma Archiving Services, el costo de generar un oficio electrónico es de 25% de lo que cuesta su contraparte física.
Es decir, muchas compañías requieren al menos una pequeña bodega para consignar su archivo y el gasto que hacen en impresiones y fotocopias puede ser exponencial con el paso del tiempo.
"Al manejar la información en forma electrónica, utilizando la tecnología y estándares adecuados, se logran impactos en temas de eficiencia, transparencia, cumplimiento de normatividad y finalmente ahorros importantes relacionados con el uso y administración del papel", explica Javier Alarcón, CEO de Archiving Services, empresa de STS Group en México.
La solución tecnológica implica la generación de archivos digitales probatorios, con la misma validez que los documentos físicos, esto representa un ahorro en espacio y papelería; de acuerdo con cifras de la empresa, este servicio ha sido adoptado por más de 1,500 compañías en el mundo.
Un tercer aliado es la renta de oficinas equipadas, se trata de una opción que te permitirá experimentar el funcionamiento de todas las áreas en los espacios corporativos a un costo menor que si te lanzaras a equipar tu propio espacio.
En México hay diferentes conceptos, como Integral DF, cuyos espacios están más orientados a profesionales del área creativa; 'El 3er espacio´, que promueve las alianzas corporativas y Regus, que ofrece soluciones a la medida de cada compañía, entre otras opciones.
Cuando Google llegó a México, la representación estaba en Regus: se trataba de un ejecutivo detrás de un escritorio; la ventaja de este tipo de espacios es que puedes reducir los costos de infraestructura hasta en un 60% y establecer estándares para toda la plantilla de empleados
