Errores en los primeros envíos de productos y cómo evitarlos
El mundo del transporte internacional es complejo. En él intervienen numerosos actores, tanto en transporte y logística como en aduanas y fiscalidad, de diferentes países.
El nuevo exportador tiene que enfrentarse a ese mundo, y frecuentemente no sabe cómo hacerlo, lo que provoca gastos innecesarios y errores que pueden estropear el camino recién iniciado. No obstante, no se confíe y manténgase alerta sobre estos errores, aún cuando vaya ganado experiencia exportadora.
Esta es una guía para empresas y profesionales en la situación de tener que tomar las primeras decisiones que afecten a sus envíos iniciales de mercancía en el marco internacional. En ella, trataremos, de forma resumida los errores más habituales, así como la manera de evitarlos por medio de recomendaciones prácticas y material, que les pueden ser de utilidad para resolver sus dudas antes de realizar los envíos.
Las Situaciones Posibles
Hemos recogido en los puntos siguientes de la guía las situaciones más habituales a las que una empresa que inicia la exportación, puede tener que hacer frente:
Situación 1ª El envío de muestras
Situación 2ª Mercancías y materiales enviados para ferias o exhibiciones
Situación 3ª Los envíos con carga parcial (consolidación de cargas) en envíos regulares y primeros envios
Situación 4ª Envíos regulares (carga completa)
Situación 5ª Condiciones en cotizaciones a clientes no conocidos
Situación 6ª Documentación de transporte de exportación
Situación 7ª Documentación de transporte de importación
Situación 8ª Relación con transitarios y operadores de logística
Situación 9ª Envíos amparados en créditos documentarios
Situación 10ª Entregas con roturas y desperfectos
Situación 11ª Anécdotas, historias y “timos clásicos” en transporte
Cada una de estas situaciones será analizada en cada numero. Allí encontrará los errores más habituales y la manera de evitarlos, así como documentación y los elementos más habituales para asegurarse de que los procedimientos que debe iniciar son los adecuados. No obstante, sea consciente de que existen otras situaciones que se le pueden presentar de forma sobrevenida.
Recuerde que para operar, nadie nace sabiendo. De sus primeros pasos con precaución (aproveche los errores que otros cometieron).
Situación 1ª El envío de muestras
Una buena parte de las operaciones comerciales en su fase inicial, comienzan por el envío de muestras. El cliente o distribuidor potencial, quiere conocer o probar la mercancía antes de comprometerse en pedidos, o en contratos de representación.
El envío de muestras suele ser considerado como un gasto neto de resultado incierto por parte del exportador. Conviene cambiar esta perspectiva por otra mucho más positiva: por un lado obtendremos, a un coste ínfimo, una opinión sincera formulada por un operador profesional situado en el país de destino. Es decir, que cuantas más muestras enviemos mas “información” del mercado obtendremos por parte de asesores cualificados. Es pues, el estudio de mercado más barato y veraz que podamos acometer. De hecho, muchos exportadores fuerzan una encuesta colateral mediante impresos detallados para comprobar el grado de satisfacción del cliente respecto al plazo de entrega, medio de transporte empleado, estado del embalaje a la recepción, estado y calidad del producto entregado, etc. Por otra parte el proceso de cuidar el envío y de hacerle un seguimiento comercial exhaustivo dice mucho de la empresa exportadora y en cierta medida, estas atenciones permanentes condicionarán favorablemente la posterior relación con nuestro importador. Enviando muestras se aprende también mucho: sabemos de las empresas y medios de transporte que trabajan bien y de las que no son operativas, se tiene experiencia en la emisión de la documentación de acompañamiento y se conocen los trámites fiscales y legales vigentes en nuestro país y en las fronteras de destino.
Aunque enviar muestras le parezca complejo la primera vez, hágalo de buena gana y concienzudamente. Ello le facilitará la comprensión del proceso y por lo general le permitirá captar información valiosa de su importador
LOS ERRORES CLÁSICOS
1º error La muestra no es “representativa” de la calidad real de los productos.
2º error No se cuida la confección del embalaje o se desatienden los requerimientos del cliente
3º error El embalaje o el etiquetado son inadecuados, poco resistentes o poco legibles.
4º error Se producen demoras en la entrega por defectos de identificación o dudas en la dirección de entrega.
5º error Se prepara más documentación de la necesaria o se considera como un envío comercial con la consiguiente demora y penalización fiscal en aduana.
RECOMENDACIONES
Cuidar la documentación
La primera recomendación es cuidar la documentación que debe acompañar a la mercancía.
Pregunte a su cliente y a su transportista sobre los documentos que deben acompañar a la mercancía (tenga especial cuidado con los documentos que pudiera solicitar expresamente su cliente) Consulte con su cliente o agente de aduanas (puede que el país de destino requiera la presentación de documentos o la utilización de impresos específicos).
Recuerde que la documentación mínima requerida para el envío de las muestras requiere la emisión de una Factura PRO FORMA (como mínimo un original y tres copias) en la que conste claramente toda la información necesaria, en letra capital y en varios idiomas (como mínimo en el idioma del país de origen y del país de destino o en su defecto en inglés o francés):
• La descripción del contenido y del producto: unidades, descripción literaria, peso neto, etc.
• La mención “Muestras sin valor comercial” o “ Muestras solo valoradas a efectos estadísticos".
• La mención “No apta para la venta” o “No destinada a la venta”.
NO OLVIDE que, además de la documentación que su cliente le haya solicitado, puede ser obligatorio adjuntar documentaciones adicionales requeridas por su cliente, por el transportista, por los organismos de aduanas o de inspección implicados en el tránsito de muestras. Cuando proceda, señale claramente el carácter urgente, delicado o peligroso de la muestra.
Por otra parte, cuando enviemos muestras de productos frescos o perecederos, combustibles, productos químicos, maderas no tratadas, material de doble uso, metales o piedras preciosas, productos biológicos, etc. se debe tener en cuenta las normativas específicas que regulen su tránsito internacional. Pueden encontrar más información al respecto en webs como Market Access (Sectoral and Trade Barriers Database) o World Customs Organization.
No tratarlo como una operación comercial
Con frecuencia algunos exportadores y empresas de transporte, por rutina o para evitar complicaciones, preparan la misma documentación que para una operación comercial. Esto es un grave error. Si las muestras son consideradas como “operación comercial” por los inspectores de aduana, las someterán al mismo régimen de inspección y calidad que las partidas comerciales convencionales. Esto le provocará gastos innecesarios y notables demoras en la entrega.
En función de la naturaleza material de las muestras, éstas pueden ser enviadas como operación de exportación/importación temporal, es decir, la mercancía va al país del cliente o distribuidor potencial y, después de su uso, es devuelta al propietario.
La normativa aduanera nacional e internacional, tiene prevista esta posibilidad y pone a disposición de las empresas herramientas que permiten la salida temporal de mercancías; Cuadernos ATA (Documento de Admisión Temporal de Mercancías), facilitados por las Cámaras de Comercio, Licencias de Exportación Temporal, a través de la Secretaría de Comercio y Turismo, así como del Dpto. Aduanas e Impuestos Especiales de la A.E.A.T (Agencia Estatal de Administración Tributaria).
Informe siempre a su cliente en detalle del proceso de preparación y envío de las muestras que le son destinadas.
Transmita a su cliente los datos del transportista que va a recoger las muestras en España así como el nombre y los teléfonos del corresponsal logístico de este en destino. Es importante que tanto el transportista que recoge las muestras como el receptor final de las mismas dispongan ambos de información detallada de los parámetros de la operación (razón social de la empresa expedidora y de la empresa receptora, fecha de recogida, fecha de entrega prevista, dirección exacta de entrega, teléfonos y correos electrónicos de los responsables del envío así como del código de ruta del envío) De esa manera su cliente podrá hacer un seguimiento del envío y en caso de demora en la entrega, reclamar a alguien que no sea usted. Estudie diversas alternativas de transporte y compare costes y servicios. No todos los operadores garantizan la entrega puerta a puerta o incorporan sistemas de rastreo de la mercancía vía GPS. No olvide que por muy eficiente que sea el transportista, no es un especialista de su producto.
Cuidar el embalaje y el etiquetado
Cuide la protección del producto, adapte los envases, el embalaje y el etiquetado externo e interno tanto del bulto en sí como de los productos que contenga. Adáptelo todo a la naturaleza de su contenido (frágil, peligroso o perecedero) y prevea las condiciones ambientales del país al que vaya destinado (quizás se trate de un país con malas carreteras, altas o bajas temperaturas, abundantes lluvias o quizás carezcan de equipos de manipulación y descarga apropiados).
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